Sistemas

• Un sistema contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.
• El sistema contable que se utilice en cualquier empresa debe cumplir con 3 funciones básicas donde intervenga la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones gerenciales.

• En un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos.
• En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad.
• Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro.

• Un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones.
• Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías.
• Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.

• Para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida.
• Por ejemplo los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto.
• Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia necesitará la información de ventas resumida por almacén.

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

• Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa.Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.
• Compatibilidad: un sistema de información contable cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.
• Flexibilidad: Es la adaptación de programas a los requerimientos de la empresa con posibilidades de cambio en los formatos de los estados financieros.
• Relación de costo / beneficio: El costo-beneficio es una lógica o razonamiento basado en el principio de obtener los mayores y mejores resultados, tanto por eficiencia técnica como por motivación, es un planteamiento formal para tomar decisiones que cotidianamente se nos presentan.

1) INGRESO DE LOS DATOS: 

• Se realiza a través de un comprobante de diario. Cada comprobante de diario contiene dos o más registros sean débitos o créditos, es decir asientos diarios.
• Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos:

1. Manuales: implica necesariamente que los registros sean conformados o validados a través del ingreso de datos en un formulario de captura de datos
2. Mecanizados: Implica que debe utilizar un medio de almacenamiento magnético para transferir los registros contenidos en los comprobantes de diario. Esta forma de procesamiento se utiliza sobre todo cuando existe un sistema integrado de información.

•  Es posible encontrar problemas de integración, es decir que no todos los datos son transferidos a la base de datos central por esta razón se deben establecer controles que verifiquen a nivel de software que la información transferida esta completa cotejándola con los comprobantes fijos definidos.

2) VALIDACIÓN DE DATOS: 

• Verificar que los datos ingresados cumplen con ciertos parámetros previamente establecidos para su respectivo control.
• También aquí se puede presentar problemas en cuanto a la captura de todas las transacciones.
• Se podría decir en términos de riesgo que hay poca confianza en que las cifras reveladas por los estados financieros sean razonablemente correctas.
• Realmente el control sobre los datos debe efectuarse en todas las tapas relacionadas con el tratamiento de los datos: captura, validación, actualización y emisión de reportes; sin embargo todos los errores que pueden generar inconsistencia de la información deben ser detectados en el momento de la validación.

 3) ACTUALIZACIÓN DE REGISTROS: 

• Consiste en el traspaso de los movimientos del diario general a cada una de las cuentas del mayor.
• Previo a la actualización de los datos al mayor la información grabada en los comprobantes de diario debe haber sido validada. La actualización de registros puede efectuarse de dos maneras:

1. Actualización interactiva: Hace que los movimientos del diario se contabilicen en el momento en que el operador está grabando el detalle de cada una de las transacciones o movimientos.
2. Actualización en lote: implica la validación previa de los datos y esta se realiza por lotes de registros, es decir al final del día por ejemplo, se acumulan las transacciones, se resumen y luego son actualizadas.

4) EMISION DE REPORTES: 

• Consiste en el procesamiento de la información contable que ha sido grabada, validada y actualizada.
• Algunas veces un gerente contable requiere que la información sea presentada bajo ciertos parámetros, clasificación o detalle.
• Para poder cumplir con esta necesidad un software debe tener incorporada la opción en la que el usuario pueda tener la posibilidad de crear sus propias estructuras de reportes.
• Esta facilidad es poderosa ya que le permitirá presentar la información contenida en la base de datos contables de acuerdo con el nivel de detalle que quiera.