Inventario
Definiciones:
- Consiste en la relación pormenorizada y valoración del conjunto de bienes y derechos pertenecientes a una persona natural o jurídica que forman parte de su patrimonio.
- En una empresa comercial, los inventarios constan de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes.
Las Normas de Información Financiera definen a los inventarios como los bienes de una empresa destinados a la venta o producción para su posterior venta, tales como: materia prima, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancías o refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de operaciones.
Las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), definen a los inventarios como activos:
- Poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación
- En proceso de producción de cara a la venta.
- En la forma de material o suministro para ser consumidos en el proceso de producción, o suministro de servicios.
Los inventarios constituyen las partidas de activo que son generadoras de ingresos dentro del ciclo económico, por lo que se consideran activos corrientes, en el Estado de Situación Financiera se relaciona inmediatamente después de las cuentas y efectos por cobrar, pues es un solo paso mas para convertirlos en efectivo.
Clasificación de Inventarios
Según las NIC:
- Mercancías: son las que se compran para su reventa, sin hacerles ninguna modificación.
- Materia Prima: En la industria son los materiales que sufren la transformación necesaria para convertirse en artículos terminados.
- Artículos en Proceso: Son aquellos, cuyo proceso de fabricación no ha sido totalmente terminado.
- Partes Terminadas: son artículos completos, que pueden venderse o bien utilizarse en los artículos que se están fabricando.
- Artículos terminados: son los que están listos para la venta.
- Mercancías en Transito: se refiere a las mercancías adquiridas por la empresa, que ya le han sido remitidas, las cuales forman parte de su activo, aun cuando no se encuentren, físicamente en sus almacenes.
- Mercancías en Consignación: son los que se han enviado con el objeto de buscarles mercados y son propiedad de la empresa, mientras no sean vendidas.
- Mercancías a la Vista: son artículos terminados cuya venta se materializará luego que el cliente en potencia los vea funcionar o los examine; por lo general, salen en calidad de muestra.
- Mercancías en depósito o pignoradas: son los que se han entregado para su custodia en algún almacén de depósito y se encuentran amparadas con el certificado de depósito respectivo. Estas mercancías, en ocasiones se encuentran como garantía de un préstamo obtenido y en estas condiciones se les llama mercancía pignoradas.
- Mercancías Deterioradas y/u obsoletas: si están en condiciones de venderse (a precios castigados, es decir menores), se ponen con notas especiales y son productos que no aprueban el estándar de calidad de la empresa pero pueden ser vendidas sin ningún riesgo para el cliente.
Control Manual de Inventarios
En los últimos años con la incorporación de la tecnología y las computadoras al servicio de las empresas se hace relativamente más fácil el control de inventarios con la ayuda de los programas o sistemas especializados: A2, SAINT, entre otros, así como el básico Excel.
Pero la implementación de un sistema computarizado requiere de una cuantiosa inversión monetaria que muchas PYME no pueden darse el lujo de invertir en un primer momento, por lo cual recomiendo la utilización adecuada del programa Excel conjuntamente con el uso manual de una tarjeta kardex para utilización y resguardo del almacenista.
Formato Estándar 1:
DATOS DEL KARDEX
- Nombre del Artículo: identificación del producto.
- Código: número o serie de dígitos asignados para la identificación del producto.
- Ubicación: lugar que le corresponde a ese articulo en el almacén.
- Unidad: se refiere a la unidad de medida del artículo, por ejemplo: bulto, caja, juego, galón, estuche, gruesa, docena, kilo, etc.
- Mínimo: señala la cantidad menor del artículo en existencia con el que se puede servir con regularidad los pedidos que hagan los clientes.
- Máximo: señala la cantidad mayor del artículo que debe existir sin sacrificar el espacio en el almacén, ni abultar innecesariamente la inversión.
- Proveedor: lugar para anotar los datos del proveedor: nombre o razón social, rif, dirección, teléfono, persona de contacto.
- Fecha: columna para registrar la fecha de la operación.
- Actividad: operación que se realiza con número de comprobante; como son compra, venta, devoluciones.
.
Entradas: columnas para registrar en detalle las compras o devoluciones en venta que representan entradas de mercancía.
1.- Unidades: cantidad de producto que entra en: bulto, caja, juego, galón, estuche, gruesa, docena, kilo, etc.
2.- Precio Unitario:( P/unt) costo unitario del producto que entra.
3.- Costo Total: (C/Tot) monto dado por el producto del precio unitario por la cantidad de unidades entrantes.
Salidas: columnas para registrar en detalle las compras o devoluciones en venta que representan entradas de mercancía.
1.- Unidades: cantidad de producto que sale en: bulto, caja, juego, galón, estuche, gruesa, docena, kilo, etc.
2.- Precio Unitario:( P/unt) costo unitario del producto que sale.
3.- Costo Total: (C/Tot) monto dado por el producto del precio unitario por la cantidad de unidades salientes.
Existencia: columnas para registrar en detalle la mercancía que se tiene en almacén.
1.- Unidades: cantidad de producto que existe en almacen: bulto, caja, juego, galón, estuche, gruesa, docena, kilo, etc.
2.- Precio Unitario:( P/unt): costo unitario del producto.
3.- Costo Total (C/Tot): monto dado por el producto del precio unitario por la cantidad de unidades en existencia.
Formato Estándar 2:
DATOS DEL KARDEX
- Nombre del Artículo: identificación del producto.
- Código: número o serie de dígitos asignados para la identificación del producto.
- Ubicación: lugar que le corresponde a ese articulo en el almacén.
- Unidad: se refiere a la unidad de medida del artículo, por ejemplo: bulto, caja, juego, galón, estuche, gruesa, docena, kilo, etc.
- Mínimo: señala la cantidad menor del artículo en existencia con el que se puede servir con regularidad los pedidos que hagan los clientes.
- Máximo: señala la cantidad mayor del artículo que debe existir sin sacrificar el espacio en el almacén, ni abultar innecesariamente la inversión.
- Proveedor: lugar para anotar los datos del proveedor: nombre o razón social, rif, dirección, teléfono, persona de contacto.
- Fecha: columna para registrar la fecha de la operación.
- Actividad: operación que se realiza con número de comprobante; como son compra, venta, devoluciones.
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Cantidades:
Entradas: columnas para registrar en detalle las compras o devoluciones en venta que representan entradas de mercancía
Salidas: columnas para registrar en detalle las compras o devoluciones en venta que representan entradas de mercancía.
Existencia: columnas para registrar en detalle la mercancía que se tiene en almacén.
Costo Unitario:
Entradas: costo unitario del producto que entra.
Salidas: costo unitario del producto que sale.
Monto Total:
Debe: costo de las unidades que entran al almacén.
Haber: costo de las unidades que salen del almacén.
Saldo: se registra el costo remanente del movimiento, que representa el costo de la existencia de ese artículo.